Не секрет, что компьютеры с каждым годом становятся все более мощными, а программные продукты более совершенными. 2012 год в области информационных технологий был отмечен появлением Microsoft Office. В каждую составляющую этого пакета заложены новые, но сравнению с предыдущими версиями этого программного продукта, функциональные ресурсы.

В офисной работе электронные таблицы относятся к компонентам, которые традиционно наиболее востребованы пользователями. И новому приложению Microsoft Excel, несомненно, обеспечен большой успех. Этот программный продукт можно эффективно использовать для автоматизации разнообразных участков офисной деятельности. Полностью переработанный интерфейс основная отличительная особенность Microsoft Excel. Поэтому в этой главе мыв первую очередь дадим пояснения по интерфейсу данного приложения.

Несмотря на значительные изменения внешнего вида, программа Microsoft Excel абсолютно узнаваема. Для запуска данного приложения следует использовать маршрут Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Office Excel. Вид рабочего листа и команды меню (рис. 1.1) говорят о том, что перед нами знакомые электронные таблицы. Это формально подтверждает и строка заголовка, которая расположена в верхней части листа, где присутствует название программного продукта.

Кроме названия запущенного приложения в заголовке размещается имя открытого текущего файла. Имя Книга1 приложение Microsoft Excel автоматически присваивает только что созданным файлам.

Новым элементом интерфейса является кнопка Office, которая располагается в верхнем левом углу окна приложения. Она круглая и сразу бросается в глаза, тем более что на ней размещен красивый логотип. Нажатие этой кнопки приводит к появлению на экране меню (рис. 1.2), ряд команд которого нам знаком по старым версиям Microsoft Excel, а некоторые являются новыми для пользователя. Здесь вы увидите традиционные команды но открытию и сохранению рабочих книг. Большую часть меню (справа) занимает список документов, которые открывались пользователем недавно.

В нижней части меню (см. рис. 1.2) расположена кнопка Параметры Excel, которая позволяет открыть окно с множеством параметров настройки программы. Эти параметры в прошлых версиях Microsoft Excel присутствовали в разделах Параметры и Настройка (меню Сервис). Другая часть параметров в Microsoft Excel появилась впервые. Одним из главных элементов окна Microsoft Excel является лента (рис. 1.3). Она заменила панели инструментов и строку меню, присутствующие в предыдущих версиях Excel. Добавление ленты связано с удобством нахождения необходимых команд. Можно сказать, что лента это существенное усовершенствование инструментов. Основная особенность заключается в том, что команды на ленте сгруппированы по тематическим вкладкам, благодаря чему легко найти необходимую пиктограмму. Согласно концепции Microsoft, целью перехода от классического интерфейса к новому является ориентация на результат на максимально быстрое и удобное решение практических задач. Результативность достигается за счет лучшей организации команд и большей наглядности.

Лента организована в виде набора тематических вкладок, содержащих инструменты управления. Каждая вкладка имеет имя, отражающее се назначение. Большинство инструментов являются кнопками, отдельные инструменты представляют собой флажки, счетчики, поля со списком. Инструменты на каждой вкладке разбиты на логические группы. Группы представляют собой блок команд, заключенных в прямоугольную рамку. Аналогично вкладкам, каждая группа инструментов имеет имя, отражающее ее назначение. В каждый момент времени активной (выбранной) является только одна вкладка. Вкладку можно активизировать (выбрать) щелчком мыши, при этом на экране отображаются все группы инструментов данной вкладки.

Подобная организация меню современной версии Microsoft Excel позволяет пользователю затрачивать меньше времени ири переходе к необходимым командам. Горизонтальные вкладки на первый взгляд усложняют работу, однако буквально несколько дней практики изменяют это мнение на противоположное.

MS Excel. Начальные сведения. Основные приемы редактирования. Проведение вычислений

Назначения и краткая характеристика Microsoft Excel

Табличный процессор Microsoft Excel 2003 представляет собой один из лучших современных программных продуктов для создания электронных таблиц, позволяющий осуществлять достаточно сложные вычисления, включая статистическое моделирование, с исключительными по наглядности средствами представления полученных результатов.

Часть новых функций, рассмотренных в предыдущих главах, относятся так же и к Excel, например, области задач и появляющиеся кнопки с раскрывающимися меню. Большинство новых или усовершенствованных функций будут не видны для вас до тех пор, пока вы не начнёте работу с программой. Многочисленные нововведения упростили использование Excel в таких основных областях, как управление связями, работа со средствами поиска Найти и Заменить , сортировка, использование международных числовых форматов, редактирование ячеек, проверка ошибок, печать, работа с колонтитулами и пр.

Структура книги Excel

Окно приложения Excel

Запуск Excel осуществляется тем же самым способом, что и для большинства приложений Microsoft Office. Нажмите кнопку Пуск на панели задач, выберите в появившемся меню команду Программы и затем – вариант Microsoft Excel.

При первом запуске программы появляется пустой лист, как показано на рис. 14.1. Многие из элементов окна Excel – главное меню, панель инструментов, панель задач, и строка состояния – являются общими для приложений Office. Поэтому некоторый опыт работы с Word позволяет быстро освоиться и в Excel.

Если при первом запуске программы, рабочее окно оказывается развёрнутым не во весь экран, можно развернуть его вручную, нажав кнопку , расположенную в правом верхнем углу окна.

Чтобы сделать видимыми скрытые панели инструментов или скрыть панели, которые являются видимыми по умолчанию, поместите указатель на одну из панелей и щёлкните правой кнопкой мыши. Появится список панелей инструментов. Те из них, рядом с именем которых установлен флажок, являются видимыми в данный момент. Соответственно, чтобы сделать видимой любую из панелей, выберите её имя в списке. Повторный выбор этого имени приведёт к скрытию панели.

Рис. 14.1. Вид окна Microsoft Excel после запуска программы

В строке состояния показывается информация о состоянии различных клавиш, включая Num Lock. Слева отображаются различные сообщения, например, о выбранной команде. При открытии созданной ранее книги в строке состояния графически демонстрируется степень завершенности процесса. Строка состояния информируется также о том, можно ли вводить данные или выбирать команду. В этом случае в ней отображается Готово . Отличительным свойством этой строки в Excel является наличие поля автовычисления , в котором показывается результат заранее заданной функции (по умолчанию это функция суммирования) для выделенных ячеек текущего листа.

Для получения дополнительной информации об интерфейсе Excel и об его командах нажмите кнопку Справка: Microsoft Excel .

Рабочая область окна представляет собой совокупность ячеек большой таблицы и называется рабочим листом . Любой лист поделён на сетку, состоящую из строк и столбцов. Число строк может достигать 65536, а число столбцов – 256. Каждому столбцу соответствует буква, а каждой строке – цифра. Пересечение строки со столбцом называется ячейкой , причём каждая из них имеет собственное имя, которое иногда называют адресом ячейки . Например, на пересечении столбца А и строки 1 находится ячейка А1 .

Строка формул

В Excel имеется строка формул , которая находится под панелями инструментов и предназначена для обработки содержимого ячеек.

Она разделена на три части. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки, которое можно редактировать с помощью кнопок, расположенных в центре строки. Редактирование данных осуществляется или в ячейке, или в строке формул. Для перехода в режим редактирования данных в строке формул следует нажать клавишу F2 или выполнить щелчок в правой части строки формул. Чтобы установить режим редактирования данных в ячейке, необходимо выполнить на ней двойной щелчок, при этом ячейка станет активной, и в ней появится курсор ввода.

Средняя часть строки формул содержит кнопки для обработки содержимого ячейки. Кнопка с изображением крестика применяется для отмены последнего действия (действие этой кнопки аналогично действию кнопки Esc ). Кнопка с изображением галочки служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки, она соответствует клавише Enter . С помощью третьей кнопки можно активизировать панель формул, с помощью которой вводятся и редактируются формулы.

В левой части строки формул расположено поле имён, в котором указывается адрес активной ячейки или размер выделенного диапазона. Например, запись 2R x 3C говорит о том, что выделенный диапазон состоит из двух строк и трех столбцов.

окно После запуска электронной таблицы Microsoft Excel на экране появляется окно программы, которое в зависимости от настроек пользователя может состоять из различного количества элементов.

майкрософт Рассмотрим окно программы в стандартной настройке:

1. Строка заголовков 1 , в которой отображается название программы Microsoft Excel и через тире – имя открытой таблицы. При первом запуске Microsoft Excel , автоматически создается новая электронная таблица, которой присваивается по умолчанию имя Книга1 . В правой части строки заголовков расположены три экранных кнопки управления размерами окна 2 . В левой части расположена панель быстрого доступа 3 , где при стандартных настройках отображаются кнопки слева направо: Сохранения документа, Форматирования, Просмотр и печать . Данную панель мы можем легко настроить под свои потребности, т.е. убрать ненужные кнопки и добавить наиболее часто используемые в работе. Для этого просто нажмите на крайнюю правую кнопку настройки данной панели 4 . В результате чего появиться список выбора кнопок быстрого доступа 5 , где поставив или убрав соответствующий флажок, мы получим оптимизированную для своей работы панель быстрого доступа.
2. Строка меню 6 , содержащая восемь вкладок . Каждая вкладка содержит определенный набор команд, объединенных по какому-либо признаку и отображаемых на ленте 7 . К примеру нам необходимо вставить какой-либо объект в книгу, для чего нажимаем на вкладку Вставка и на ленте отобразится набор команд для данной вкладки (т.е. мы можем втсавить диаграммы, текст, таблицы, иллюстрации и пр). При активной вкладке Главная на ленте отображаются команды, соответствующие одноименным вкладкам строки меню 7 .
3. Строка формул 8 , которая в свою очередь делится на три части:
   • В левой части отображается адрес текущей ячейки 9 . Адрес – это буквенно-цифровое обозначение ячейки, означающее, на пересечении какого столбца и какой строки , находится текущая ячейка.
   • В средней части располагаются три экранных кнопки 10 , которые появляются в тот момент, когда пользователь начинает вводить в ячейку текст, число или формулу. Отмена 11 – предназначена для удаления ошибочно введенной информации в ячейку. Нажатие этой кнопки можно также осуществлять нажатием клавиши Esc на клавиатуре. Ввод 12 – предназначена для запоминания информации, введенной в ячейку. Нажатие этой экранной кнопки можно также производить клавишей Enter на клавиатуре, либо щелчком левой клавишей мыши по любой другой ячейке. Если в ячейку вводится какая-либо формула, то нажатием этой экранной кнопки, программа начинает производить расчеты по этой формуле. Изменить формулу 13 – предназначена для редактирования формулы текущей ячейки, если ячейка содержит формулу.
   • В правой части отображается содержимое текущей ячейки . Если в ячейку введен текст или число , то в правой части строки формул отображается этот же текст или это же число . Если в ячейку введена какая-либо формула, то в самой ячейке отображается результат расчета по этой формуле, а в правой части строки формул – сама формула .
4. Обрамление рабочей таблицы 14 – область, в которой нумеруются строки и столбцы рабочей таблицы. Причем столбцы нумеруются буквами латинского алфавита A – Z, AA, AB…, а строки цифрами от 1 до 65536 . Обрамление рабочей таблицы позволяет определить адрес текущей ячейки, выделить полностью весь столбец или всю строку, щелчком по нужной букве или цифре, изменить ширину столбца или высоту строки, выделить все ячейки рабочего листа, щелчком левой клавишей мыши по пустому месту между нумерацией строк и столбцов.
5. Рабочая таблица 15 , состоящая из 256 столбцов и 65536 строк (это примерно 16777216 ячеек). Файл электронной таблицы называется Книгой и может состоять из различного количества рабочих листов . В стандартной настройке рабочая книга состоит из трех рабочих листов . А каждый рабочий лист в свою очередь состоит из большого количества страниц . Файл электронной таблицы Microsoft Excel имеет расширение *.xls . Для перемещения по ячейкам таблицы используется полосы вертикальной 16 и горизонтальной 17 прокрутки. Для перемещения по рабочим листам пользователю достаточно щелкнуть левой клавишей мыши по соответствующему ярлычку листа 18 в нижней части рабочей таблицы. Если количество листов не умещается до пределов горизонтальной прокрутки, то для перемещения по листам используется экранные кнопки 19 расположенные слева от ярлычков:
   • перемещение к первому листу из списка рабочих листов 20
   • перемещение к предыдущему листу из списка рабочих листов 21
   • перемещение к следующему листу из списка рабочих листов 22
   • перемещение к последнему листу из списка рабочих листов 23

эксель Имеется возможность задания рабочим листам индивидуального произвольного имени . Для этого необходимо дважды щелкнуть по соответствующему ярлыку листа. При этом имя листа на ярлычке выделиться черным цветом. Далее с клавиатуры следует ввести новое имя этого листа и нажать клавишу Enter .

меню Можно также изменять последовательность рабочих листов . Для этого необходимо подвести указатель мыши на соответствующий ярлык рабочего листа, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить рабочий лист в нужное место. При этом место вставки рабочего листа будет обозначено черной стрелкой.

книга Для того чтобы к рабочей таблице добавить новый лист необходимо нажать кнопку Вставить лист 24 либо воспользоваться сочетанием клавиш клавиатуры Shift+F11 .

6. Строка состояния 25 , в которой отображается справочная информация сервисного характера. Здесь же мы можем изменить вид представления рабочего листа и его масштаб с помощью соответствующих экранных кнопок и ползунка в правой нижней части окна.

Основными элементами рабочего окна являются:

Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

Рабочая область (активный рабочий лист).

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

Строка состояния.

1.3 Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой . Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов , каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном . Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

финансовые функции;

функции даты и времени;

арифметические и тригонометрические (математические) функции;

статистические функции;

функции ссылок и подстановок;

функции баз данных (анализа списков);

текстовые функции;

логические функции;

информационные функции (проверки свойств и значений);

инженерные функции;

внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

Основными элементами рабочего окна являются:

• 1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);
• 2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.
• 3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
• 4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
• 5. Рабочая область (активный рабочий лист).
• 6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
• 7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
• 8. Строка состояния.

Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой . Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов , каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном . Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

• 1. финансовые функции;
• 2. функции даты и времени;
• 3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;
• 4. статистические функции;
• 5. функции ссылок и подстановок;
• 6. функции баз данных (анализа списков);
• 7. текстовые функции;
• 8. логические функции;
• 9. информационные функции (проверки свойств и значений);
• 10. инженерные функции;
• 11. внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.